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外贸新人工作安排 - 2周出样品单的流程

外贸新人工作安排 - 2周出样品单的流程(附详细思路和具体图片)

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Hi大家好,我叫Molly,是钰鑫育仁外贸部的一个普通的业务员,入职不到一个月。在进入这家公司之前我从来没有做过外贸,可以说是一个菜鸟。听说老板之所以录取我的原因是我有过专业英语八级,(*^__^*) 嘻嘻……

 

我进公司的时候,公司没有老业务,除了我,还有好几个女孩子同时入职,都是没有经验的。我们分成2组,每组负责一个产品项目。我所在的一组是负责标签产品的,共3人,而另外一组负责酒具产品,共4人。

 

说实话,我是来面试时看到公司有一整层楼,感觉规模挺大的,老板也蛮随和的,给我讲了很多公司的外贸的规划,我觉得蛮好的,所以才决定来上班。但真正到这里之后,心里还是蛮忐忑的,不知道凭我这个菜鸟,能不能把一个项目做起来,因为听说最近外贸不好做。

 

而现在,当我收到第一个客户传真的PI和Payment voucher的时候,我已经完全没有了当初的忐忑和顾虑。因为这一个客户的成交,整个过程就是仅仅用了13天而已,虽然只是个样品单,但是这是一个非常好的开始。通过这个样品单的成交过程,我知道了到底什么是外贸,用五步法做外贸是怎么做的,也意识到外贸并不如其他人说的那么难做,如果你觉得难做,那么肯定是在某个环节没有做好,需要调整。

 

下面我就来分享一下我从进来公司,到成交一个客户的过程,希望对大家有所启示和帮助,

 

首先,公司安排了邬姐负责带领和管理我们2个团队,她是外贸五步法的讲师,同时负责公司的外贸项目。我一到公司,人力资源部就跟我安排了一个非常宽敞整洁的座位,分给我若干种硬件配备和联系工具,我觉得公司在工作用品的分配上,和一般的公司还是有不同的,比较有特点,这里罗列一下:

1、笔记本电脑一台,用于日常工作,这个很多公司都有,不用多说;

2、推广服务器电脑一台,用于搜索客户资源和推广,这个我相信很多公司就没有了,这是我们公司的一个比较好的特点我认为,为我们搭建的平台比较全面;

3、我自己一个人用一条独立100M光纤宽带,这个我想也是大部分公司不具备的条件,我们是每个业务员都分了一条独立的100M宽带,公司各种用途的宽带一共装了接近30条,偶滴神啊,以前在实习那个公司,一条宽带慢悠悠的好几个人用,急死个人。

4、1个工作QQ,日常跟公司内部沟通用;

5、一个gmail邮箱,跟国外客户邮件往来用;

6、一个skype账号,用来跟国外客户联系;

7、一台带电话卡的手机,用来跟国外的客户打电话;

 

万事具备,我的第一份外贸工作就这样开始了。作为新人,第一周他们对我们的培训并不多,基本头五天的工作安排是这样的:

第一天,公司对我进行了简单的产品培训,经过第一天的培训,我知道了我们的产品卖点,客户为什么需要我们的产品和服务。

 

尤其是关于卖给谁和卖点这方面,着重给我介绍了各种有可能买我们产品的客户类型,他们在流通链的哪个位置,主要提供什么服务,靠什么挣钱,还有他们的需求和心理是什么等等。到培训结束的时候我们脑子里面已经非常深刻的记住了上面几点,基本概念有了。



 

第二天,公司把之前拍的一些图片和一些产品的基本资料都给了我一份,告诉我这些资料怎么用,如果要把产品卖给我们定位的那些客户类型,用哪些产品图片,或者用哪种产品展示才能吸引客户,让客户信任我们,愿意买我们的产品。值得一提的是,老板告诉我说,漂亮的图片可以吸引客户,但是却无法获得客户的信任,客户会以为我们是在网上下载的图片,不是我们自己的产品,所以我们的产品图片最主要追求的是真实感。这跟我过去的理解是完全不同的,我以为图片都是抠图抠的越干净越好,PS的越漂亮越好……·

 

经理让我自己根据培训和公司提供的图片资料,感觉还有什么欠缺的,可以自己拿相机去拍一些产品照片。从单反相机的使用到照片的呈现感觉,她都会指导我们去调整,直到拍出来的图片ok为止,拍出来的照片自己挑选好的出来,做基本的图片处理,比如加文字,裁剪尺寸,调整大小,多图合并等,作为以后使用的基本素材。这些工作看似简单,但在学校里面还真的没有学过。


 

虽然跟我想象的培训不一样,但是通过2天的学习,我确实感觉学到了很多东西,而且我也越来越了解产品,越来越了解客户,越来越清晰客户需求……

 

第三天,经理给我介绍了我们的推广系统里面现有的客户类型和数据,并告诉我今天要针对哪个客户类型发邮件,让我针对这个客户类型写2封风格不同的开发信。开发信的思路经理会给我们大致讲一下,然后我们根据自己的理解去发挥,写完之后经理会帮我们做调整和修改。

 

开发信没有问题之后,下午就学习怎么设置到推广系统里面,怎么注册邮箱,怎么设置发送参数等操作,这个操作由公司的技术客服团队人员负责教。然后下班前选好要发的客户,就可以开始发送了。

 

图为我本人写的其中一个开发信,大家看看这个开发信,是不是和平时我们在论坛上找的开发信模板很不同,之前在福步上找过很多模板,但是经理说这些不但初级,而且很多思路是错误的,当我调整我自己的这个开发信,和之前的对比后,就真正明白了,这里给和我一样的外贸同仁们一个建议,开发信尽量不要在论坛上找。



 

 

第四天,查看收件邮箱,看看收到多少回复和收条,这个动作是要确认昨晚的发送是否正常。然后再一个个查看是否有收到询盘。标签和酒具团队多的收到了4、5个询盘,也有收到1、2个的,当然也有1个都没有的。我运气比较好,算是标签组最多询盘的,收到了3个,另2个同组的一个只有1个询盘,一个没有询盘。

图为我第一个成交客户的第一个询盘邮件

 



 

询盘来了之后,老板和经理组织我们一起,坐下来一个个询盘进行分析,从客户的网站、邮箱,到客户具体的询盘内容,围绕客户类型和询盘的需求心理,最后确定这个询盘的回复思路。思路确定后,业务员自己组织好,然后写好英文的回复,经理审核没有问题之后就可以发送了。


 

图为我回复客户询盘的第一封邮件




 

这个询盘回复的思路,其实比较简单:

1、发类似的产品图片给客户看,证明我们有能力满足他的需求;

2、不要一味只抛问题给客户,回复询盘要7分猜测,3分问,这样客户才不会觉得你不专业,因为有时候客户自己也不懂自己需要的是什么。

 

一般我们收到这样的询盘,可能直接问客户你要什么材料啊,要什么形状啊,有没有样品啊,有没有图纸啊等等,问一堆问题,结果客户被问住了,不知道怎么回复你了。

 

所以我觉得五步法分析客户类型和分析询盘的最大好处,就是不会盲目回复询盘,错失客户和销售机会。

 

回复完客户询盘,需要针对当天要开发的客户类型,写新的开发信,下班前把邮件设置好,发送起来。

 

第五天的工作基本是跟第四天一样的,但是经过前面的培训和实际操作情况,公司把不太适合的人员会做淘汰,所以第五天结束之后,标签组只剩下我一个人,酒具组也只剩下2个人,这几个人应该是这5天里面综合表现的比较不错的。

 

同时公司也会继续招聘新人,新人来了之后头5天一样的培训和筛选流程,只不过培训的工作就不是经理做了,是我们这些留下来的人,把自己做个的事情教一遍给新来的人,经理只负责重要环节的审核,比如询盘的分析和审核回复等。

 

留下来的人员,基本每天按照这个流程工作,后面也会增加搜索工作,这方面公司会提供专业的培训。

 

当然随着询盘的增加跟进询盘,跟进订单等工作占用的时间会越来越多,但是只要我感觉没有询盘跟了,我就马上去搜客户,写开发信,发邮件。只要客户找的对路,开发信的思路对,邮件发出去基本都会有询盘,你想要询盘多点,就多发点邮件。

我个人感觉一天最多处理3个询盘左右我比较能hold住,超过3个就有点吃力了,尤其是我还是个菜鸟的情况下。

 

好了,还是回到这个客户的询盘,我们回复给他的报价他是可以接受的,但是新的问题又来了,就是客户要看样品。



 

我们的原则是样品可以免费(我们的标签货值不高,如果货值高的产品,样品也是要收费的),但是运费得客户出,而问题往往出在这里,因为客户连运费也不愿意付,我相信这是很多人头疼的问题,但是我们要么说服客户,要么自己出运费,其他也没有更好的解决方案了。




 

这个时候我的做法是跟他分析直接采购1000个的成本和拿样品的运费成本之间的对比,哪个更划算,因为他直接买1000个标签的运费跟样品的运费是差不多的,而1000个标签价格也很便宜,对他来说只是增加一点点预算而已。

 

这样一对比,直接下单更加划算。最后客户终于给我好消息,说他准备先采购1000个试试。所以,客户还是需要引导的,作为业务,我们需要锻炼的是引导客户的能力,不过,只有对客户的需求理解的透彻了,才有能力引导客户,这个和客户类型分析就息息相关了,前面公司对我们这方面的培训在这个环节派上了用场。

 



 

但是客户的图纸却迟迟没有发来,这个时候我的心情是很煎熬的,一个快要成交的希望在眼前触手可及,但却始终没有抓到手的感觉,我相信很多做业务的人也经历过我的这种心理阶段。等了2天我终于耐不住性子了,我觉得我需要做点什么。恰好这个时候,工厂那边把客户要求的颜色的标签纸样品寄过来了,我马上拿手机随手拍个几个照片,给客户发邮件,说我们材料都已经给他准备好啦,就等你的图纸了,图纸来了马上就可以开始做了。这里我的心得是,跟进和催促客户要有内容,不是一味地催促,要找契机,而契机是无处不在的,看你用了多少心思。

 



 

果然客户收到我的邮件,马上又回复我了,说他正在想办法提供我要的文件格式的图纸,通过这个邮件,我猜测客户的电脑基础并不好,所以让他把之前做过的产品给我拍一个照片,或者告诉我他的想法,我们来帮他设计,但是他居然都不会。

后来他是给我们传真过来的。我拿到传真,了解了大概的结构,让我们的设计师照样子设计了一个,然后现场打印出来一张,最后把这些都拍照发给客户看,问他我们的设计是不是他想要的。这里我的心得是,不要一味问客户要东西,有些东西客户拿不出来的,我们做销售的,其实做的也是服务,在售前阶段用服务的理念去跟进客户,我觉得在这个公司学到的这方面的东西是最多的。

 




 

而且这也是整个过程比较关键的一个步骤,因为我们所提供的服务已经远远超越客户的期望。

 

我前面已经提过,客户的需求有时候他自己也不清楚的,尤其是客户不是本行业的,你就尽量不要问他太多,要做出来给他看,让他确认我们做的是否符合了他的需求。这样的话,他会觉得你很专业,服务很到位。当然你需要有相关岗位的人配合,比如我刚刚说到的设计师……在我们公司,设计师是参与公司的营销和销售工作的,我们平时分析询盘他都要一起参与,只有这样才能充分了解客户的需求,做出客户想要的设计。

 

所有事情都做到位,订单自然就水到渠成了,客户很快的就付了款,我进入这个公司的第一单也就这样成交了。大家看下面的截图,客户明确说了,就等付款,爽吧?嘿嘿。

 




接下来我的主要工作是跟进订单生产,和发货等,我跟客户说我会把成品照片,包装照片和快递单照片都发给他,让他了解整个订单完成的过程。



 

最后回头总结一下,从客户第一个询盘到成交当天,历时13天,共来往44封邮件。大家看截图吧,这是GMAIL邮箱的界面,相信你们都不陌生,看后面那个数字,44,就是往来了44封邮件。

 



 

下面的图是客户订单PI和付款水单,有图有真相,呵呵。



 



 

这个订单成交后,虽然很小,是个样品单,但是我的信心开始有了,每天经理安排的工作我都每一步落实到位,固定写开发信和发邮件,其实用五步法发邮件没有想象的那么累,以前在实习的公司,都是自己手工搜索和发邮件,那个很辛苦,一天不了多少,但是在这个公司,我们在搜索和发邮件上用的时间并不多,主要是做分析,客户群体和客户需求的分析,然后针对需求写开发信,发邮件就行了,发邮件也有一套自动化的平台,很智能,感觉就是人工发的一样,所以,我们的询盘陆续都有,而且随着我的开发信写的越来越好,后面客户的询盘要求的数量也越来越多,有一些大单的苗头了,下面我截取了一些询盘的截图,都是询问50万,200万这样的数量的,接下来,就是在精力的帮助下如何跟下这些客户了,有好消息,我会继续和大家分享的?我们一起期待下一次的分享吧!


 

图为其中一些大批量订单的询盘



 

 



 

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产业链开发,就是通过对产品流通、服务、工业配套等的全产业上下游客户群分析,搜索筛选出对路对口客户数据,主动进行信息推送,按企业自己的产品定位及优势进行定向开发的一种外贸营销新方式,由逄力先生在中国首次提出这种开发理念,并研发了整套实施方案和配套服务体系,即外贸五步法,是中国目前唯一一个产业链开发一站式解决方案。

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